Universitas Terbuka (UT) merupakan perguruan tinggi negeri ke-45 dan menjadi pelopor penyelenggara Pendidikan Tinggi Terbuka & Jarak Jauh (PTTJJ) di Indonesia. Saat ini UT telah memiliki mahasiswa aktif sebesar 525.360 mahasiswa sehingga UT mendapatkan sebutan sebagai Mega University. Bahkan UT menargetkan jumlah mahasiswa pada tahun 2024 sebanyak 750 ribu mahasiswa dan pada tahun 2025 sebanyak 1 juta mahasiswa. Tentu pengelolaan jumlah mahasiswa yang besar tersebut harus diusahakan dan dikelola dengan baik agar mahasiswa dapat dilayani dengan baik pula. Hak-hak mahasiswa harus dipenuhi sesuai dengan skema layanan pembelajaran yang dipilihnya.
Selain UT, terdapat perguruan tinggi yang juga menerapkan sistem belajar mandiri, terbuka, dan jarak jauh di Asia, diantaranya adalah The Open University of Japan (OUJ). OUJ saat ini berhasil mengelola mahasiswa 90.000 mahasiswa. Untuk mengetahui dengan baik bagaimana mengelola mahasiswa dengan jumlah besar seperti UT, maka OUJ pada 23 sd 24 Februari 2024 hadir di Operation Room Kantor Pusat Universitas Terbuka, Pondok Cabe, Tangerang Selatan. Dalam kesempatan meeting antara pimpinan antar dua universitas tersebut, tim OUJ mendengarkan langsung paparan dari tim UT tentang bagaimana proses operasional yang UT dijalankan dalam mengelola lebih dari setengah juta mahasiswanya saat ini.
Pada kesempatan tersebut delegasi OUJ sebanyak 5 orang yang dipimpin langsung oleh President OUJ, Prof. Iwanaga Masaya. Delegasi OUJ lainnya yang hadir adalah Prof. Tatsumi Takeo-Profesor bidang informatics, Ms. Satomi Tomoka-Director General, Mr. Yamamoto Manabu-Councelor and Division Head of General Affairs Division, Ms. Kajiwara Kanako-Choef of the International Affairs Section.
Rektor UT Prof. Ojat Darojat, M. Bus., Ph.D. membuka acara dan menyambut baik kehadiran delegasi OUJ dengan mengucapkan selamat datang dan sangat terima kasih atas kehadiran Presiden OUJ dan jajarannya. Delegasi OUJ tiba di Indonesia pada 23 Februari 2024 dimana penjemputan dilakukan langsung oleh Fauzy Rahman Kosasih (Kasubdit Kerja Sama dan Urusan Internasional). Delegasi diantar ke Manhattan Hotel, Kuningan tempat delegasi tinggal selama di Indonesia yang kemudian dijamu makan malam.
Diskusi antara pimpinan OUJ dan UT pada tanggal 24 Februari 2024 di Operation Room UT Pusat antara lain disajikan beberapa garis besar proses penyelenggaraan pendidikan tinggi jarak jauh UT. Dalam kata pembuka Prof. Ojat menyampaikan gambaran umum sistem penyelenggaraan pendidikan tinggi dan jarak jauh UT ke seluruh mahasiswa UT yang ada di dalam dan luar negeri melalui sistem pembelajaran mandiri terbimbing dimana mahasiswa harus membaca detail buku materi pokok (BMP) atau modul untuk dapat menguasai capaian pembelajaran per mata kuliahnya. Prof. Ojat pun menambahkan penjelasannya bahwa mahasiswa UT juga mendapatkan bantuan belajar terbimbing melaui online learning, tutorial web, juga melalui materi digital antara lain UT TV, UT Radio, perpustakaan digital, dan lainnya.
Terkait keberadaan UT sebagai penyelenggara pendidikan tinggi jarak jauh, Pak Rektor menyampaikan alasan UT didirikan oleh Pemerintah pada tahun 1984 sebagai Perguruan Tinggi Negeri (PTN) karena 3 (tiga) hal: 1) pemerataan akses pendidikan tinggi di seluruh wilayah; 2) memberikan wadah bagi lulusan SMA atau sederajat yang tidak tertampung di PTN-PTN yang jumlahnya terbatas; 3) memfasilitasi para working people (orang-orang bekerja) yang ingin meningkatkan kapabilitasnya tanpa meninggalkan pekerjaan dan kehidupan sosialnya.
Selain itu ada beberapa pertanyaan dai pihak delegasi OUJ terkait bagaimana mahasiswa UT untuk persiapan ujian dan bagaimana dengan sistem ujian UT pasca pandemi Covid-19. Disampaikan oleh Pak Timbul Kepala Pusat Pengujian UT, bahwa pasca pandemi, UT mulai mengadakan ujian tatap muka (UTM) di pusat-pusat studi, selain juga sistem ujian online (UO) berbasis web (format Pengujian Berbasis Internet) setelah pandemi COVID-19. Namun, masih ada tantangan terkait identifikasi pribadi dan pencegahan kecurangan.
Hal-hal lain yang menjadi topik bahasan diskusi antara UT dan OUJ antara lain terkait bagaimana perubahan lain dalam layanan siswa atau sistem pendidikan sejak pandemi COVID-19, penerimaan mahasiswa dari luar negeri, metode pemrosesan hak cipta atas musik dan video yang digunakan dalam pendidikan, tujuan mahasiswa di universitas Anda memperoleh gelar sarjana, serta pekerjaan utama para lulusan UT.
Setelah acara diskusi bersama, dilakukan acara pertukaran cendera mata dan foto bersma, serta kunjungan ke uni-unit operasional UT. Semoga acara kunjungan OUJ membawa inspirasi untuk kemajuan bersama atar universitas dalam upaya meningkatkan layanan dan akses Pendidikan tinggi jarak jauh yang berkualitas. Sinergi ke depannya antara lain akan dilaksanakan Memorandum of Understanding (MoU) setelah pada kesempatan kunjungan OUJ ke UT kali ini dilakukan Memorandum of Agreement antara UT dan OUJ.
