Pengelolaan arsip merupakan elemen terpenting pada setiap lembaga atau institusi, tidak hanya perannya yang menjadi sumber informasi dan sumber dokumen, arsip juga dapat menjadi alat pengembangan organisasi di sebuah struktur organisasi lembaga atau institusi tersebut. Universitas Terbuka (UT) sebagai penyelenggara pendidikan tinggi jarak jauh sudah sejak lama memiliki sistem kearsipan dengan pengelolaan terbaik saat ini. Pengelolaan arsip dikelola secara khusus oleh unit terkait yang menangani kearsipan.
Terkait pengelolaan tersebut, kali ini UT resmi memiliki Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) yang diberikan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Penyerahan aplikasi tersebut secara resmi di terima oleh UT dalam kegiatan bertajuk “Serah Terima Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) dari ANRI ke UT dan Bimtek Implementasi e-Arsip dengan Aplikasi SIKS” pada Senin, 16 Oktober 2017 di Gedung Wisma 2 UT. Aplikasi tersebut diserahkan secara langsung oleh Kepala ANRI yang diwakili Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI, Dr. H. Andi Kasman, SE, MM kepada Rektor UT, Prof. Drs. Ojat Darojat, M.Bus, Ph.D.
Prof. Ojat dalam sambutannya mengatakan bahwa penerimaan aplikasi SIKS tersebut, menjadi sinyal positif dan kepercayaan bagi UT yang diberikan pihak pemerintah di bidang kearsipan. Sehingga menurutnya kepercayaan tersebut dikarenakan pembelajaran di bidang arsip melalui program studi kearsipan tersedia dan tersebar di seluruh Indonesia. Rektor berharap dengan penerimaan SIKS ini, dapat segera terhubung langsung ke dalam sistem jaringan informasi arsip nasional sekaligus membantu terciptanya e-government bidang kearsipan.
Dilanjutkan sambutan serta paparan yang di berikan oleh Dr. Andi Kasman, beliau menjelaskan beberapa pentingnya pengelolaan arsip terkini, menurutnya dalam hal SDM kearsipaan, saat ini dari data yang ia dapat, Arsiparis yang ada hanyalah sebanyak 3.252, sedangkan kebutuhannya mencapai 142.760, hingga memiliki kekurangan sebanyak 139.508. Ia berharap kedepan, UT dapat menjadi simpul jaringan kearsipan di seluruh penjuru republik Indonesia, yang saat ini memiliki 255 simpul jaringan arsip yang sudah tersebar. Ia juga menambahkan bahwa saat ini lulusan UT yang berlatar belakang studi kearsipan banyak diserap menjadi Arsiparis di lingkungan ANRI.
Sebagai informasi, pada pertengahan Agustus 2017 lalu, UT berhasil menjadi juara II bidang kearsipan pada acara ANRI Award 2017 yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia di Hotel Mercure, Ancol, Jakarta. Disamping kegiatan serah terima ini, juga berlangung kegiatan bimtek implementasi e-Arsip dengan aplikasi SIKS yang akan berlangsung hingga 19 Oktober 2017.
