UT Gelar Workshop Sosialisasi Keprotokolan

Universitas Terbuka (UT) selalu berusaha untuk memberikan pelayanan, produk, dan sistem yang terbaik untuk seluruh stakeholders dalam segala prosesnya sebagai Perguruan Tinggi Terbuka dan Jarak Jauh (PTTJJ). Tidak hanya kepada mahasiswa sebagai klien utama perguruan tinggi, UT juga mengutamakan kualitas dalam berinteraksi dengan seluruh stakeholders. Karenanya, UT perlu mengadakan berbagai kegiatan dan acara untuk mempererat hubungan dengan stakeholders nya. Dalam memastikan keberlangsungan sebuah acara, diperlukan aspek keprotokolan yang baik dan tepat sasaran sesuai dengan kebutuhan acara.

Pada 2022 ini, Kemendikbudristek menerbitkan Permendikbudristek Nomor 42 Tahun 2022 tentang Keprotokolan di Lingkungan Kemendikbudristek. Selain itu, pihak Kemendikbudristek pun telah menggelar Rapat Koordinasi dan mengundang seluruh PTN dengan tujuan menyamakan persepsi dalam layanan keprotokolan yang mengacu pada Peraturan Menteri tersebut pada 19-21 September 2022 lalu. Sebagai tindak lanjut terbitnya Peraturan Menteri tersebut, UT  menyelenggarakan Workshop Sosialisasi  Keprotokolan di Lingkungan UT pada 13-14 Oktober 2022. Workshop diselenggarakan secara hybrid, dengan peserta pegawai UT Pusat secara luring bertempat di UTCC, serta secara daring dengan peserta perwakilan masing-masing UPBJJ-UT seluruh Indonesia. UT mengundang secara khusus Kapokja Bimtek Keprotokolan Kemendikbudristek RI Oki Putra Budiarahman, S.H. sebagai narasumber pada workshop ini.

Workshop diawali dengan laporan Ketua Pelaksana yang disampaikan oleh  Kepala Pusat Pengembangan Hubungan Internasional dan Kemitraan UT Maya Maria, S.E., M.M. Pada laporannya, Maya menyampaikan rasa terima kasihnya kepada narasumber yang telah bersedia berbagi pengalaman dan pengetahuan di bidang keprotokolan. Beliau menyampaikan, UT selalu berusaha memberikan yang terbaik, termasuk dalam hal-hal penunjang acara seperti keprotokolan. Beliau menyampaikan bahwa workshop akan diawali dengan sosialisasi dasar keprotokolan oleh narasumber yang merupakan ahli di bidangnya, dan akan dilanjutkan dengan berbagai studi kasus, simulasi, serta tanya jawab.

Sambutan Rektor UT Prof. Ojat Darojat, M.Bus., Ph.D., sekaligus pembukaan secara resmi Workshop Sosialisasi Keprotokolan di Lingkungan UT. Dalam sambutannya, beliau menyambut baik kehadiran narasumber dalam workshop ini. Beliau menyampaikan bahwa dalam setiap prosesnya, UT memerlukan orang-orang yang handal, berpengetahuan luas, etiket pergaulan yang matang, serta mampu memberikan pelayanan yang baik. Karena hal itu, beliau menekankan pentingnya pemahaman dari petugas protokol serta pengetahuan terkait keprotokolan di seluruh lingkungan UT agar didapat kesesuaian dan keseragaman dalam pelaksanaan seluruh acara UT. Acara pun resmi dibuka oleh Rektor UT.

Selanjutnya, penyampaian materi dimulai dengan penjelasan dasar-dasar keprotokolan oleh Oki Putra Budiarahman, S,H. Segala aspek terkait tata tempat, tata upacara, serta tata penghormatan pun disampaikan dengan detil oleh Oki Putra. Selain itu, segala bentuk pertanyaan baik secara luring maupun daring pun dijawab dengan penuh ketelitian dengan menyesuaikan pada kebutuhan UT. Acara pun berlanjut dengan berbagai contoh studi kasus upacara yang perlu dilaksanakan UT serta ditutup dengan simulasi keprotokolan.

Workshop pun secara resmi ditutup oleh Wakil Rektor Bidang Keuangan dan Umum UT, Prof. Ali Muktiyanto, S.E., M.Si. Beliau menyampaikan rasa syukurnya karena acara telah berhasil diselenggarakan dengan lancar. Beliau menyebutkan bahwa masih banyak kekurangan dari segi pengetahuan dan pengalaman terkait keprotokolan di UT, workshop ini telah memberikan pemahaman yang lebih dalam serta terperinci. Beliau juga mengharapkan agar terdapat pembaharuan pada pedoman keprotokolan di lingkungan UT berdasarkan ilmu dan peraturan-peraturan yang terlah dibagikan oleh narasumber pada workshop ini. Prof. Ali pun resmi menutup acara serta diikuti dengan pemberian cenderamata kepada naarsumber serta sesi foto bersama.

Dengan dilaksanakannya workshop ini, diharapkan terbentuk kesamaan persepsi antar seluruh civitas akademika UT terkait pentingnya tugas protokol dalam sebuah acara. Selain itu, diharapkan pula dengan sosialisasi Permendikbudristek Nomor 42 Tahun 2022 ini, terdapat sebuah dasar yang kuat dalam melaksanakan tugas protokol. Dalam meningkatkan kualitas SDM-nya, UT selalu berupaya melakukan yang terbaik. Hal ini juga menjadi cerminan betapa UT menomorsatukan profesionalitas dan kualitas dalam segala sisi. Dalam menghadapi tatanan baru UT PTN-BH, langkah-langkah seperti persiapan SDM secara matang juga turut menjadi fokus utama UT. Dengan pelaksanaan workshop, UT sudah selangkah lebih dekat menuju kematangan dalam menghadapi tatanan baru tersebut.