Kunjungan Koordinasi Universitas Syiah Kuala ke Universitas Terbuka terkait Aplikasi Pengadaan Barang dan Jasa

Salah satu Misi yang dimiliki oleh Universitas Terbuka (UT) adalah “Memanfaatkan dan mendiseminasikan hasil kajian keilmuan, kelembagaan, dan PTJJ untuk menjawab tantangan kebutuhan pembangunan nasional.” UT selalu terus mengembangkan pengetahuan salah satunya di bidang sistem informasi dan teknologi. Namun, tidak hanya mengembangkan, UT juga senantiasa melakukan diseminasi atau menyebarluaskan hasil terobosan UT di berbagai bidang termasuk sistem informasi dan teknologi.

Kali ini, Universitas Syiah Kuala yang berkesempatan melakukan kunjungan dan melakukan koordinasi dengan Universitas Terbuka terkait penggunaan aplikasi barang dan jasa Smart Procurement Management Information System (ProMISe) yang nantinya akan diadopsi oleh Universitas Syiah Kuala. Pertemuan koordinasi ini menjadi langkah lanjutan kerja sama kedua belah pihak sebelum nantinya diadakan Perjanjian Kerja Sama (PKS). Kerja sama yang dilakukan UT bersama Universitas Syiah Kuala ini merupakan bentuk diseminasi hasil kajian keilmuan UT sebagai salah satu implementasi dari Misi yang dimiliki UT.

Acara ini diadakan secara luring pada Kamis (09/06/2022) di Gedung Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (LPPM) Kantor Pusat Universitas Terbuka Pondok Cabe. Acara ini dipimpin oleh Wakil Rektor Bidang Keuangan dan Umum Universitas Terbuka Prof. Dr. Ali Muktiyanto, S.E., M.Si. dan Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Universitas Syiah Kuala Prof. Dr. Marwan, S.Si., M.Si. Turut hadir pula Kepala Unit Pengadaan Barang Jasa UT Adrian Sutawijaya, S.E., M.Si., serta Penanggung Jawab Bidang Kelembagaan, Pengembangan, dan Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang Jasa pada Unit Pengadaan Barang Jasa UT Antares Firman, S.E., M.Prof.Acc. Selain itu, hadir pula Kepala Biro Umum dan Keuangan Universitas Syiah Kuala Maimun S.T., M.M. dan Dosen Fakultas Teknik Universitas Syiah Kuala Sayed Muchallil, S.T., M.Sc.

Wakil Rektor Bidang Keuangan dan Umum Universitas Terbuka Prof. Dr. Ali Muktiyanto, S.E., M.Si. membuka acara dengan sambutan yang hangat atas kedatangan tim Universitas Syiah Kuala. Menurut Prof Ali, koordinasi atau benchmarking yang dilakukan oleh Universitas Syiah Kuala merupakan bentuk kerja sama, bukanlah persaingan antar universitas. UT selalu bersedia bahu membahu dengan perguruan tinggi lain demi perkembangan pendidikan di tanah air. Terkait penggunaan aplikasi ProMISe dalam pengadaan barang jasa, Prof. Ali mengungkapkan terdapat 3 (tiga) kunci utama dalam terselenggaranya pengadaan barang dan jasa di lingkungan UT. Ketiga kunci utama tersebut adalah komitmen para pimpinan yang selalu berusaha memberikan barang dan jasa dengan kualitas terbaik, pembuatan peraturan dan sistem pengadaan barang dan jasa yang jelas, terperinci, dan tidak rancu, serta kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang mengoperasikan sistem dan menjalani peraturan tersebut.

Kemudian, Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Universitas Syiah Kuala Prof. Dr. Marwan, S.Si., M.Si. menyampaikan pula maksud dan tujuan kunjungan tim Universitas Syiah Kuala ke Kantor Pusat Universitas Terbuka. Menurut Prof. Marwan, Universitas Syiah Kuala masih tertinggal jauh dibandingkan dengan UT terkait pengembangan aplikasi, khususnya di bidang barang jasa seperti ProMISe yang dimiliki UT. Beliau berharap, Universitas Syiah Kuala dapat mempelajari lebih dalam terkait penggunaan aplikasi agar seluruh pengadaan barang dan jasa di Universitas Syiah Kuala lebih terintegrasi dan terstruktur melalui aplikasi yang ada. Prof. Marwan juga menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak UT yang sudah dengan ramah dan hangat menyambut keinginan dan kedatangan tim Universitas Syiah Kuala.

Acara dilanjutkan dengan paparan oleh Kepala Unit Pengadaan Barang Jasa UT Adrian Sutawijaya, S.E., M.Si. dan Penanggung Jawab Bidang Kelembagaan, Pengembangan, dan Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang Jasa pada Unit Pengadaan Barang Jasa UT Antares Firman, S.E., M.Prof.Acc. terkait pembahasan teknis aplikasi ProMISe. Menurut Adrian Sutawijaya, salah satu kelebihan ProMISe adalah mencakupi seluruh sistem dan proses dalam pengadaan barang jasa di UT. Menurutnya, walaupun masih akan selalu disempurnakan, ProMISe sebagai sistem informasi perencanaan pengadaan yang terintegrasi diharapkan mampu membantu Universitas Syiah kuala dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.

Antares Firman menyebutkan bahwa aplikasi ProMISe bersifat fleksibel, karena aplikasi ini dibangun sendiri oleh UT sehingga mudah menyesuaikan pada kebutuhan user. Selain itu, ProMISe memiliki seluruh modul yang berbeda-beda fungsinya untuk sebagai penyokong segala proses pengadaan barang dan jasa, sehingga segala informasi dan kebutuhan user dalam melaksanakan pengadaan barang dan jasa sudah bisa didapatkan melalui satu pintu. Hal ini memudahkan para user ProMISe untuk bisa mengontrol proses pengadaan barang dan jasa dengan mudah.

Dengan koordinasi antara dua perguruan tinggi ini, diharapkan terdapat penguatan dan saling mendukung antar sesama perguruan tinggi. Segala koordinasi yang dilakukan kedua perguruan tinggi memiliki tujuan yang sama, yaitu memfasilitasi kebutuhan mahasiswa dalam menuntut ilmu. Usaha-usaha baik yang dilakukan oleh Universitas Syiah Kuala maupun Universitas Terbuka selalu pada jalur memajukan pendidikan di Indonesia. Karenanya, kedua pihak selalu senantiasa bersinergi bersama baik dalam urusan teknis maupun non-teknis dalam penyelenggaraan prosesnya sebagai perguruan tinggi.