Profesionalisme Kearsipan UT Diakui ANRI Award 2016

Kerja keras Universitas Terbuka (UT) selama bertahun-tahun dalam mengolah pengarsipan segala macam berkas kemarin berbuah manis. Pada kesempatan ini Pusat Layanan Pustaka (PUSLATA) UT yang menangani kearsipan di UT terpilih untuk mendapatkan ANRI Award 2016 dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Penghargaan tersebut disampaikan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MENPANRB) Asman Abnur, SE, M.Si. pada "Malam Penganugerahan ANRI Award 2016" di Hotel Redtop Jakarta, 17 Agustus 2016.

ANRI Award 2016 yang diraih UT ini masuk dalam kategori Perguruan Tinggi Negeri dengan menyandang gelar Juara Harapan II setelah menyisihkan puluhan universitas negeri lainnya. Sedangkan Juara Pertama diraih oleh UNPAD, menyusul di Juara Kedua Univeritas Indonesia, dan Politeknik Negeri Jakarta sebagai Juara Ketiga. Untuk Juara Harapan I diraih oleh Universitas Jendral Soedirman dan Juara Harapan III jatuh kepada Universitas Negeri Semarang. Ini bukanlah petama kalinya UT meraih penghargaan yang terkait dengan dunia pengarsipan. Sebelumnya, pada tahun 2010 lalu, UT berhasil meraih Juara 1 dalam bidang yang sama. Yang membedakan adalah pada waktu itu penghargaan tersebut diselenggarakan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (KEMENDIKBUD), sedangkan penghargaan ini diselenggarakan oleh ANRI sehingga mempunyai ruang lingkup dan kompetitor yang lebih luas dari seluruh Indonesia dengan berbagai kategori.

Piala dan Piagam ANRI Award 2016 (kiri dan kanan bawah) serta foto bersama para peraih penghargaan (kanan atas). UT diwakilkan oleh Kepala BAUK-UT Drs. Sulaiman, M.M. (dua dari kiri)

Menurut Kepala PUSLATA Dr. Effendi Wahyono, M.Hum., proses penilaian oleh ANRI terhadap pengelolaan arsip UT dilakukan dalam jangka waktu cukup panjang dan prosedur yang komprehensif. Setelah PUSLATA mengirimkan portofolio tentang bagaimana pengelolaan arsip di UT, ANRI melakukan visitasi dan pembuktian terhadap ketertiban pengelolaan arsip UT. “Di portofolio saya isi, dalam waktu 3 menit arsip bisa ditemukan. Kemudian dites oleh ANRI, dan ndilalah hanya satu setengah menit arsip ditemukan.” tuturnya pada saat sesi wawancara. Dia juga menceritakan bagaimana tanggapan ANRI terhadap profesionalisme UT dalam mengelola arsip naskah soal yang berjumlah + 2,5 juta tiap semesternya.

Sesaat setelah berdirinya UT di tahun 1984, PUSLATA-UT memang telah bertanggung jawab untuk mengelola kearsipan UT hingga sekarang. Bukanlah pekerjaan mudah bagi UT untuk mengelola arsip dengan jumlah jutaan, mengingat sistem pendidikan jarak jauh yang tentunya menghasilkan banyak sekali arsip. Pengembangan pun tetap dilakukan hingga saat ini dengan terus menerus meng-upgrade teknologi terkini yang dapat menunjang tertibnya pengelolaan arsip di UT.