Buku besar (ledger) adalah sebuah buku yang berisi kumpulan akun atau perkiraan (accounts). Akun (rekening) tersebut digunakan untuk mencatat secara terpisah aktiva, kewajiban, dan ekuitas. Dengan demikian, akun merupakan kumpulan informasi dalam sebuah sistem akuntansi. Misalnya, kas dicatat dalam akun kas, piutang dicatat dalam akun piutang, tanah dicatat dalam akun tanah, dan sebagainya untuk akun–akun yang termasuk dalam kelompok akun aktiva. Kelompok akun kewajiban akan dijumpai akun hutang, pinjaman jangka panjang, dan lain-lain sesuai dengan jenis kewajiban tersebut. Demikian pula, modal dicatat dalam akun ekuitas.

            Buku Besar terbagi menjadi Buku Besar Umum (general Ledger) dan Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger). Sistem Buku Besar Umum menampilkan proses transaksi untuk Buku Besar Umum dan Siklus Pelaporan Keuangan. Sistem Buku Besar Umum mempunyai beberapa tujuan, yaitu untuk:

1.
2.
3.
4.
5.

mencatat semua transaksi akuntansi secara akurat dan benar.
memposting transaksi-transaksi ke akun yang tepat.
menjaga keseimbangan debet dan kredit pada akun.
mengakomodasi entry jurnal penyesuaian yang dibutuhkan.
menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya dan tepat waktu untuk setiap periode akuntansi.

 Adapun fungsi dari Sistem Buku Besar Umum adalah:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Mengumpulkan data transaksi.
Mengklasifikasikan dan mengkodekan data transaksi dan akun.
Memvalidasikan transaksi yang terkumpul.
Meng-update-kan akun Buku Besar Umum dan File transaksi.
Mencatatkan penyesuaian terhadap akun.
Mempersiapkan laporan keuangan.

Buku besar pembantu digunakan untuk mencatat rincian akun tertentu yang ada di Buku Besar Umum. Akun Buku Besar Umum yang rinciannya dicatat dalam Buku Besar Pembantu disebut Akun Pengawas (Controlling Account). Sedangkan akun-akun yang merinci akun pengawas disebut Akun Pembantu (Subsidiary Account). Dua buku besar pembantu yang umum adalah Buku Pembantu Kewajiban (Hutang) dan Buku Pembantu Piutang. Untuk entitas sektor publik, setiap akun bisa atau perlu dibuat buku besar pembantu karena mengingat luasnya akun-akun dalam setiap entitas. Untuk selanjutnya, buku besar umum sering disingkat menjadi buku besar dan buku besar pembantu yang disingkat dengan nama buku pembantu.

Pengunaan buku besar pembantu mempunyai beberapa kelebihan sebagai berikut:

1.     Memudahkan penyusunan laporan keuangan, karena buku besar umum terdiri dari akun-akun yang jumlahnya lebih sedikit. Hal ini juga akan mengurangi kesalahan-kesalahan dalam buku besar umum.

2.    Ketelitian dalam pembukuan dapat diuji dengan membanding-kan saldo dalam akun buku besar umum dengan jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu.

3.      Dapat diadakan pembagian tugas dalam pengrjaan akuntansi.

4.   Memungkinkan pumbukuan harian dari bukti-bukti pendukung transaksi kedalam buku pembantu.

5.      Bisa segera diketahui jumlah macam-macam elemen.

       Suatu instansi sektor publik memiliki kewajiban (hutang) kepada beberapa kreditor. Mekanisme monitoring hutang kepada masing-masing kreditor dilakukan melalui akun pengawas “Hutang” di buku besar umum. Akun ini digunakan untuk mencatat total kewajiban instansi kepada seluruh kreditor. Di samping itu, satu akun hutang secara terpisah disediakan kepada masing-masing kreditor itu dibuku besar pemantu. Akun-akun yang merupakan rincian dari akun pengawas hutang itu disebut akun pembantu hutang. Akun pengawas, sesuai dengan namanya, mengawasi jumlah keseluruhan hutang yang ada di akun pembantu. Saldo akun pengawas hutang harus sama dengan penjumlahan saldo-saldo akun pembantu hutang. Posting ke akun pengawas  dilakukan cukup sekali dalam satu periode tertentu (mingguan atau bulanan), sedangkan posting ke akun-akun pembantu dilakukan secara harian. Untuk entitas lain, Prosedur yang sama bisa dilakukan.

Contoh Bentuk Buku Besar yang Paling Sederhana

                                             NAMA AKUN                         

                                                                                                No. Akun

Tanggal

Keterangan

Ref

Jumlah

Tanggal

Keterangan

Ref

Jumlah

 

 

 

 

 

 

 

 

 

NAMA AKUN

SISI KIRI ATAU DEBET

SISI KANAN ATAU KREDIT

             Dalam persamaan dasar akuntansi, ada tiga kelompok akun yang dijumpai, masing-masing adalah aktiva, kewajiban, dan ekuitas. Pos pendapatan dan pos biaya dicatat dalam akun-akun tersendiri, yaitu akun pendapatan dan akun biaya. Masing-masing jenis akun yang tergabung dalam kelompok akun bersangkutan disediakan akun tersendiri.

            Aturan debet-kredit digunakan dalam pencatatan transaksi. Aturan ini digunakan untuk mencatat perubahan aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan biaya dalam akun yang bersangkutan. Persamaan yang digunakan adalah sebagai berikut: 

AKTIVA = KEWAJIBAN + EKUITAS + PENDAPATAN – BIAYA

Atau

AKTIVA + BIAYA = KEWAJIBAN + EKUITAS + PENDAPATAN

             Semua akun yang berada di ruas kiri (aktiva dan biaya) jika bertambah dicatat di sebelah kiri atau debet, dan jika berkurang dicatat di sebelah kanan atau kredit. Sedangkan untuk semua akun yang berada di ruas kanan (kewajiban, ekuitas, dan pendapatan) jika bertambah dicatat di sebelah kanan atau kredit, dan jika berkurang dicatat di sebelah kiri atau debet. Itulah aturan debet dan kredit.

Aturan Debit Kredit

             Berdasarkan aturan ini, secara normal akun-akun aktiva dan biaya selalu bersaldo debet, karena penambahan atau kenaikan aktiva dan biaya diharapkan akan lebih besar daripada penurunannya. Akun-akun kewajiban, ekuitas, dan pendapatan secara normal selalu bersaldo kredit, karena kenaikan atau penambahan kewajiban, ekuitas, dan pendapatan diharapkan lebih besar daripada penurunannya.

            Dengan menaati aturan debet dan kredit ini, jumlah saldo debet di akun-akun aktiva dan biaya akan selalu sama dengan jumlah saldo kredit ekening-akun kewajiban, ekuitas, dan pendapatan. Proses keseimbangan yang diciptakan  oleh aturan debet-kredit ini biasa disebut dengan sistem tata buku berpasangan atau Double Entry Sistem. Setiap transaksi akan dicatat paling tidak pada dua akun. Kalau satu akun didebet, maka akun lainnya dikredit. Adapun buku besar yang diperlukan untuk masing-masing akun adalah sebagai berikut:

AKTIVA

Debet

Kredit

Aktiva Lancar
   Kas dan Setara Kas
   Piutang
  
Persediaan
   Pembayaran di Muka
   Investasi (surat berharga)
   Aktiva Lancar Lainnya
 

Aktiva Tidak Lancar
   Piutang
   Investasi (barang)

   Aktiva Keuangan Lainnya

   Infrastruktur, Pabrik dan

   Peralatan

   Tanah dan Bangunan

   Aset Tidak Berujud
 

Aktiva Bukan Keuangan Lainnya

Aktiva Tidak Lancar Lainnya

 

KEWAJIBAN

Debet

Kredit

 

Kewajiban Lancar
    Hutang

    Pinjaman Jangka Pendek

    Bagian Lancar dari Pinjaman

    Provisions (Cadangan)

    Tunjangan Pegawai

    Dana Pensiun

    Kewajiban Lancar Lainnya
 

Kewajiban Tidak Lancar
    Hutang

    Pinjaman

    Provisions (Cadangan)

    Tunjangan Pegawai

    Dana Pensiun

    Kewajiban Tidak Lancar Lainnya

EKUITAS

Debet

Kredit

Kepentingan Minoritas

Modal yang ditempatkan
Cadangan
Akumulasi Surplus/(defisit)

PENDAPATAN

Debet

Kredit

 

Penerimaan Operasi
    Pajak (Tax Revenue)

    Fee, Denda, Biaya Hukuman,
    & Perijinan

    Penerimaan dari Transaksi
    Pertukaran

    Transfer dari Entitas
    Pemerintah Lainnya

    Penerimaan Operasi Lainnya
 

Penerimaan non Operasi
    Laba Penjualan Properti,
    Bangunan

    dan peralatan

    Penerimaan Modal

    Penerimaan Luar Negeri

BIAYA

Debet

Kredit

Biaya Operasional
  Upah, Gaji dan Tunjangan    

  Pegawai

  Bantuan dan Pembayaran  

  Transfer Lainnya

  Perlengkapan dan Barang  

  Habis Pakai

  Biaya Penyusuran dan

  Amortisasi

  Biaya Operasi Lainnya
 

Biaya non Operasi
   Biaya keuangan (Finance

   Costs)
   Pembiayaan Dalam Negeri
   Pembiayaan Luar Negeri

   Pengeluaran Modal

 

             Buku Besar Pembantu yang diperlukan untuk masing-masing akun pada akun-akun yang ada adalah sebagai berikut:

 I.  Aset (aktiva)

A.     Aset Lancar

1. Kas dan Setara Kas

    Buku pembantu kas tidak perlu dibuat

2. Piutang

   Buku Pembantu Piutang dibuat berdasarkan nama debitor. Misalnya, aset negara   dijual kepada publik secara kredit. Buku pembantu perlu dibuat berdasarkan nama-nama debitor (pembeli), berdasarkan jenis barang yang dijual, atau berdasarkan range besarnya piutang, atau bisa juga berdasarkan wilayah tinggal debitor.

3. Persediaan

  Buku Pembantu Persediaan dibuat berdasarkan jenis barang seperti bentuk, fungsi, merek, dan sebagaimya, atau berdasar sifat penyusunnya.

4. Pembayaran di Muka

  Buku Pembantu Pembayaran Di Muka dibuat berdasarkan jenis pembayaran yang dilakukan, misalnya yang dibayar di muka ada premi asuransi, pembayaran sewa tempat, dan lain-lain.

5. Investasi (surat berharga)

  Buku Pembantu Investasi Lancar dibuat berdasarkan jenis investasi yang dimiliki, perusahaan/pihak di mana entitas berinvestasi, atau berdasar pada masa jatuh tempo investasi.

 B.  Aktiva Tidak Lancar (buku besar pembantunya dibuat sama
   dengan aturan diatas)

  1. Piutang
  2. Investasi (barang)
  3. Aset keuangan lainnya
  4. Infrastruktur, Pabrik, dan Peralatan
  5. Tanah dan Bangunan
  6. Aktiva Tidak Berujud
  7. Aktiva Bukan Keuangan Lainnya
  8. Aktiva Tidak Lancar Lainnya

 II. Kewajiban

 A. Kewajiban Lancar

  1. Hutang

Buku besar pembantu dibuat berdasarkan nama kreditor atau pihak-pihak yang menyebabkan timbulnya hutang, begitu juga dengan nomor 2-4.

  1. Pinjaman Jangka Pendek
  2. Bagian Lancar dari Pinjaman
  3. Provisions (Cadangan)
  4. Tunjangan Pegawai

Buku besar pembantu dibuat berdasarkan kategori yang sudah ditentukan seperti: golongan pegawai (status jabatan) dan lain-lain.

  1. Dana Pensiun
  2. Kewajiban Lancar Lainnya

 B. Kewajiban Tidak Lancar

  1. Hutang
  2. Pinjaman
  3. Provisions (Cadangan)
  4. Tunjangan Pegawai
  5. Dana Pensiun
  6. Kewajiban Tidak Lancar

 III. Ekuitas

  1. Modal yang ditempatkan
  2. Cadangan
  3. Akumulasi Surplus/(defisit)
  4. Kepentingan Minoritas

IV. Penerimaan (pendapatan)

 Buku besar pembantu untuk pendapatan dibuat berdasarkan pihak-pihak yang menyebabkan timbulnya pendapatan, sekaligus jenis pendapatan tersebut seperti yang ada di bawah ini:

A. PENERIMAAN OPERASI

B. PENERIMAAN NON OPERASI

1. Pajak (Tax Revenue)
        
PPh
         PPN
         Cukai
         PBB
         BPHTB
         Pajak lainnya
         Bea Masuk
         Pajak Ekspor
         Pajak Daerah
         Pajak Kendaraan Bermotor
        
Pajak Hiburan
                 Pajak Hotel dan Restoran
         Pajak Reklame
         Pajak Penerangan Jalan
                 Pajak Daerah Lainnya
2.   Fee., Denda, Biaya
      Hukuman, dan Lisensi
3.   Penerimaan dari Transaksi
      Pertukaran
4.  
Transfer dari Entitas
      Pemerintah Lainnya
   
   Laba dari BUMN
     
     
Transfer dari Entitas
      Pemerintah Lainnya di
      Daerah
               Laba dari BUMD
               Pendapatan dinas-
               dinas 
       Bagian Bagi Hasil Pajak/
       Non Pajak
5.  Penerimaan Operasi Lainnya
     Penerimaan Bukan Pajak
     Penerimaan Operasi Lainnya  
     di Daerah
     Retribusi Daerah
 
    Sumbangan dan Bantuan
     Penerimaan Bukan Pajak 
     lainnya
     Dana Alokasi Umum (Dana    
     Pengeluaran Rutin)

1. Laba Penjualan Properti, Bangunan dan Peralatan

2. Penerimaan Modal
      Penerimaan Privatisasi
      Aset Recovery
      Penerimaan Modal di
      Daerah
            Dana Alokasi
            Khusus
            Pinjaman Daerah
           
Sumbangan dan
            Bantuan

3. Penerimaan Luar Negeri

V. Biaya

 Buku besar pembantu untuk biaya dibuat berdasarkan pihak-pihak yang menimbulkan adanya biaya sekaligus berkaitan dengan jenis-jenis biaya seperti yang disebutkan dibawah ini.

A. BIAYA OPERASI

B.

BIAYA NON OPERASI
1.

2.

3.

4.

5.
 

Upah, Gaji dan Tunjangan Pegawai
Bantuan dan Pembayaran Transfer Lainnya
Perlengkapan dan Barang Habis Pakai
Biaya Penyusutan dan Amortisasi
Biaya Operasi Lainnya
     Cicilan Bunga Utang
     Subsidi

1.

2.
3.
4.

 

 

Biaya Keuangan (Finance Cost)
Pembiayaan Dalam Negeri
Pembiayaan Luar Negeri
Pengeluaran Modal
 

 

             Pada umumnya, Pembuatan Buku Pembantu adalah untuk pengendalian akuntansi yang banyak elemennya, seperti Hutang, Piutang, dan Persediaan.