TAHAP-TAHAP PENGAMBILAN KEPUTUSAN

 

Pembuatan keputusan mencakup beberapa aktivitas yang berbeda dan terjadi pada saat yang berbeda. Pembuatan keputusan harus menangkap dan memahami masalahnya. Setelah masalah diketahui, solusi harus didesain, dan kemudian pilihan harus dibuat solusi yang bersifat khusus untuk selanjutnya diimplementasikan. Simon (dalam Husein dan Wibowo, 2002) menggambarkan empat tahap dalam pengambilan keputusan, yaitu:

 

  1. Intelligence, yang terdiri dari identifikasi masalah yang terjadi dalam organisasi. Tahap ini biasanya ditandai dengan pertanyaan-pertanyaan “Why, Where, What Effect” terhadap situasi tertentu. Sejumlah aktivitas untuk mengumpulkan informasi diperlukan untuk memberikan informasi kepada manajer tentang seberapa baik kinerja organisasi, serta memberikan pemahaman kepada manajer dimana masalah terjadi.

  1. Desain. Tahap ini dimulai ketika seseorang membuat desain solusi terhadap masalah yang sedang dihadapi. Aktivitas ini mempersyaratkan lebih banyak intelligence sehingga manajer dapat memutuskan solusi yang paling tepat. Decision Support Systems yang kecil adalah ideal untuk tahap ini karena manajer dapat mengoperasikan model yang sederhana, dapat mengembangkan secara cepat dan dapat dioperasikan dengan data yang terbatas.

  1. Pilihan (Choice). Dalam tahap ketiga ini berisi pemilihan satu diantara beberapa alternatif solusi. Dalam tahap ini manajer dapat menggunakan peralatan informasi (information tools) yang dapat digunakan mengkalkulasi dan mengikuti konsekuensi, biaya dan kesempatan yang dimiliki oleh setiap alternatif yang telah dibuat dalam tahap kedua. Untuk keperluan ini pengambil keputusan memerlukan DSS yang lebih besar guna mengembangkan data secara lebih ekstensif pada masing-masing alternatif, dan model analisa yang komplek diperlukan untuk memperhitungkan semua konsekuensi.

  1. Implementasi. Manajer dapat menggunakan sistem pelaporan yang memberikan laporan secara rutin tentang kemajuan dan solusi tertentu. Sistem ini juga akan memberikan pelaporan tentang beberapa kesulitan yang terjadi, memberikan indikasi tentang keterbatasan resources, dan memberikan saran bagi tindakan perbaikan.

 

Secara umum, tahap-tahap pengambilan keputusan tidak harus mengikuti pola linier dari intelligence, desain, pilihan terhadap alternatif, dan impementasi. Misalnya, seseorang dapat membuat beberapa desain, tetapi mungkin merasa tidak yakin bahwa desain yang spesifik memenuhi persyaratan untuk menyelesaikan masalah tertentu. Situasi demikian memerlukan pekerjaan intelligence tambahan. Dalam kaitan ini, seseorang dapat berada dalam proses implementasi keputusan hanya menemukan bahwa keputusan itu tidak tepat.

 

Untuk menjelaskan secara ringkas tahapan proses pengambilan keputusan diatas, Herbert A. Simon (dalam Sabarguna, 2003) membagi dalam tiga tahap pokok:

 

Tahap proses

Penjelasan

Penyelidikan

Mempelajari lingkungan atas kondisi yang memerlukan keputusan. Data mentah diperoleh, diolah, dan diuji untuk dijadikan petunjuk yang dapat mengidentifikasi persoalan.

Perancangan

Mendaftar, mengembangkan, dan menganalisis arah tindakan yang mungkin. Hal ini meliputi proses‑proses untuk memahami persoalan, menghasilkan pernecahan, dan menguji kelayakan pemecahan terse­but.

Pemilihan

Memilih arah tindakan tertentu dari semua yang ada. Pilihan ditentukan dan dilaksanakan.

 

Jadi proses keputusan dapat dianggap sebagai sebuah arus dari penyelidikan sampai perancangan dan kemudian pada pemilihan. Tetapi pada setiap tahap, hasilnya mungkin dikembalikan ke tahap sebelumnya untuk dimulai lagi. Jadi tahapan tersebut merupakan unsur‑unsur sebuah proses bersinambung. Sebagai contoh, pilihan mungkin menolak semua alternatif dan kembali ke tahap perancangan untuk menerbitkan pemecahan tambahan. (lihat Bagan 1).

                   Gambar 1. Bagan arus proses keputusan.

 

Kekuatan yang menggerakkan proses pengambilan keputusan dapat berupa ketidakpuasan atas keadaan saat itu atau imbalan yang diharapkan dari keadaan baru. Dalam kasus ketidakpuasan, kekuatan penggerak adalah penemuan sebuah persoalan. Dalam hal imbalan yang diharapkan, adalah hasil pencarian peluang.

 

Cara lain untuk menjelaskan proses pengambilan keputusan adalah dalam arti suatu kegiatan berkesinambungan yang digerakkan oleh sebuah sasaran mengubah sistem (bisnis, departemen, keluarga dan sebagainya) dari keadaan sekarang menjadi suatu keadaan baru. Keadaan yang diharapkan atau tujuan mengakibatkan suatu pencarian cara mencapainya. Proses ini sering disebut "analisis cara‑tujuan" (means‑end analysis).

 

Model pengambilan keputusan yang lain lebih menekankan pada umpan balik hasil keputusan. Sebagai contoh, Rubenstein dan Haberstroh (dalam Sabarguna, 2003) mengusulkan langkah‑langkah berikut ini :

 

  1. Pengenalan persoalan atau kebutuhan untuk pengambilan keputusan.

  1. Analisis dan laporan alternatif‑alternatif.

  1. Pemilihan di antara alternatif yang ada.

  1. Komunikasi dan pelaksanaan keputusan.

  1. Langkah lanjutan dan umpan balik hasil keputusan.

 

Kedua model tersebut tidak saling bertentangan. Model Simon pada dasarnya mengatakan bahwa pelaksanaan adalah keputusan dan bahwa keputusan lain diperlukan untuk langkah selanjutnya.

 

Model Simon adalah relevan bagi perancangan sistem informasi manajemen. Relevansi ini diuraikan untuk ketiga tahap model Simon.

 

 

Tahap proses

Relevansi terhadap SIM

Penyelidikan

Proses pencarian melibatkan suatu pengujian data baik dalam cara  yang telah ditentukan dahulu maupun dalam cara khusus. SIM harus menyediakan kedua fasilitas tersebut. Sistern informasinya sendiri harus memeriksa semua data dan menimbulkan suatu permintaan uji pada manusia atas situasi yang jelas menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komu­nikasi untuk persoalan yang diterima agar dialirkan ke atas dalam organisasi sampai diambil suatu tindakan terhadapnya.

Perancangan

SIM harus memiliki model‑model keputusan untuk mengolah data dan menimbulkan pilihan pemecahan. Model tersebut harus membantu dalam menganalisis pilihan/alternatif.

Pemilihan

Sebuah SIM adalah paling efektif bila hasil rancangan disajikan da­lam suatu bentuk yang mendorong keputusan. Bila pilihan telah diambil, peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penaksiran kelak.

 

 

Sumber :

 

Davis, Gordon B. 2002. Kerangka Dasar Sistem Informai Manajemen Bagian I Pengantar (Cetakan kedua belas)

 

Husein, M.F. dan Wibowo, A. 2002. Sistem Informasi Manajemen (Edisi Revisi). Jogjakarta: Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN

 

Sabarguna, Boy S. 2003. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Jogjakarta: KONSORSIUM Rumah Sakit Islam Jateng-DIY